SharePoint es una herramienta poderosa y muy útil para pequeñas y grandes empresas. Sin embargo, a veces se vuelve difícil usar las diversas herramientas, y los usuarios pueden sentirse abrumados por todos ellos. Entonces, hemos decidido compartir este artículo sobre los consejos y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint para ayudarlo. ¡Así que vamos a sumergirnos!
Increíbles consejos y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint
SharePoint Document Library es un tipo especial de lista pero diferente de una lista ordinaria en muchos aspectos. En la biblioteca, puede guardar sus documentos, como imágenes, archivos, PDF, etc., por lo que básicamente las listas se utilizan para almacenar datos y las bibliotecas de documentos se utilizan para almacenar diferentes tipos de archivos. Cuando guarda cualquier información, se conoce como un elemento.
En este blog, hemos cubierto los mejores que harán que sea más fácil y más eficiente para que use SharePoint. Pegue hasta que el final sepa más.
Ejemplos de biblioteca de documentos de SharePoint
Hay muchos tipos de bibliotecas de documentos para diferentes casos de uso. Puedeusar diferentes tipos de plantillasSegún su necesidad, y SharePoint los ha diseñado de tal manera que siempre habrá algo que coincida con sus requisitos. Aquí hay algunos ejemplos de biblioteca de documentos de SharePoint:
- Biblioteca de documentos -Aquí puedes almacenardocumentosy compartirlos con otros.
- Activo Biblioteca- Puede almacenar archivos más grandes comovideos,fotos,yaudio archivosEn este tipo de biblioteca.
- Imagen Biblioteca- Una biblioteca de imágenes es un tipo especial de archivo donde puede guardar fácilmentefotos.
- Deslizar Biblioteca- Esta es una biblioteca muy útil y aquí puede compartir diapositivas. Y cuando necesite presentarlos en una reunión, puede hacerlo fácilmente con Microsoft PowerPoint.
- Wiki Página Biblioteca- Aquí puedes guardarpágina webyweb regionesque contiene imágenes y textos.
- De Biblioteca- Es unsegurolugar para almacenar todo tuformularios,órdenes,yinformes.
- Sitio Página Biblioteca- Este es un tipo especial de biblioteca donde puede almacenar supáginas.
Límites de la biblioteca de documentos de SharePoint
Como la biblioteca de documentos de SharePoint tiene excelentes características, hayAlgunas limitacionesque debes tener en cuenta.
- Puedesolo ahorre hasta 30 millones de artículosen una lista o en una biblioteca de documentos. Sin embargo, puede parecer que es más que suficiente. Pero si está ejecutando una gran empresa y usa la lista de SharePoint como almacenamiento de datos primarios, entonces podría no ser suficiente.
- PuedeSolo vea los artículos de 5ken una sola vista.
- SharePoint tiene un sistema de búsqueda muy robusto. Sin embargo, cuando hay demasiados datos, podría traerle elResultados incorrectosy no funciona correctamente.
- TúNo se puede usar espaciosCuando está dando un nombre de SharePoint a una biblioteca de documentos.
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Las mejores prácticas de la estructura de SharePoint
Hay muchas cosas que puede hacer para que su experiencia de SharePoint sea holística. Comprender lo que necesita y lo que no es muy importante cuando se trata de usar algo productivamente. Ahora, echemos un vistazo a estos consejos y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint.
1. Dar nombres lógicos
Una cosa que debe tener en cuenta es SharePoint y sus herramientas son para la colaboración. Es por eso que todo lo que crea no solo será utilizado por usted sino también accesible para sus compañeros o empleados. Por lo tanto, debe nombrar cada archivo lógicamente para facilitar el acceso.
2. Tener diferentes tipos de biblioteca
Como compartimos, hay diferentes tipos de bibliotecas de documentos, puede almacenar todos sus datos en una sola. No solo limita el uso de la herramienta, sino que también hace que toda la experiencia sea algo mala. Por lo tanto, le sugerimos que use diferentes tipos de bibliotecas de documentos para mantener los datos organizados. Este es uno de los mejores consejos y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint que puede seguir entre las mejores prácticas de la estructura de SharePoint.
3. Usar versiones de documento
Cuando guarde un determinado documento, es posible que haya ingresado los datos incorrectos o corrompido por alguna razón. En ese caso, es frustrante crear el documento una vez más. Entonces, para ahorrar su tiempo y trabajo duro, siempre debe activar el versiones de documentos. De esa manera, puede recuperar la versión anterior de un archivo.
4. Use metaetiqueta
Puede crear carpetas y guardar sus documentos allí. Sin embargo, le aconsejaremos que cree metaetiquetas para sus documentos. Esto entre las opciones de biblioteca de documentos REST SharePoint ayuda a buscar fácilmente un elemento en particular. Pero si está utilizando carpetas en lugar de metaetiquetas, entonces es bastante difícil buscar un archivo en particular y le llevará más tiempo. ¿Por qué le aconsejamos que evite carpetas? Si está utilizando carpetas, está limitando la clasificación solo a un tipo particular. Las metaetiquetas, por otro lado, son flexibles y le dan una variedad de opciones diferentes.
5. Dar permiso
Si usted está a cargo de un departamento en particular y maneja la biblioteca de documentos usted mismo, entonces no solo ejerce mucha presión sobre los hombros, sino que también consume más tiempo y no es eficiente. Si está utilizando SharePoint, entonces es muy fácil dar permisos a los demás y permitirles editar.
6. Nombre correctamente
Este es un consejo y trucos de biblioteca de documentos de SharePoint bastante básico. Como dijimos anteriormente que no puede usar espacios entre palabras al nombrar una biblioteca de documentos, también debe evitar usar símbolos. Veamos cómo se verá cuando use símbolos. Duck*Duck & Go. ¿No es confuso? Siempre le sugeriremos que use mayúsculas para una mejor comprensión.
7. Tener solo un tipo de contenido
Le aconsejaremos que tenga solo un tipo de contenido por biblioteca. No se mezcle con los otros tipos, ya que puede crear confusión. SharePoint no le permite a la etiqueta a volumen cuando está cargando un archivo. Por lo tanto, tener solo un tipo de contenido también puede ser beneficioso si desea agregar etiquetas.
8. Organizar información
Organizar la información es muy importante. Como SharePoint es una plataforma de Microsoft, puede integrar y usar fácilmente otras aplicaciones de Microsoft con SharePoint. Una de las aplicaciones es OneNote. Puede usar esta aplicación de toma de notas para organizar sus nuevas ideas en un solo lugar.
9. Leer Leer Leer
Adquirir conocimiento es muy importante cada vez que está aprendiendo algo nuevo. Es lo mismo cuando quieres usar SharePoint. Si no aprende sobre las diferentes herramientas de SharePoint, entonces no es posible usar la plataforma de manera eficiente. Por lo tanto, siempre le sugeriremos que aprenda de artículos de blog, realice cursos o vea videos de YouTube para tener tanta información como sea posible.
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Cómo acceder a la configuración de la biblioteca de documentos de SharePoint
Siga los pasos mencionados a continuación para acceder a la configuración de la biblioteca de documentos de SharePoint:
1. Ve aSharepointen tu PC.
2. Haga clic en elicono de configuraciónen la esquina superior izquierda.
3. ElijaContenido del sitioDesde el menú.
4. Luego, elige el preferidoBiblioteca de documentos.
5. Haga clic en elicono de engranajede nuevo.
6. SeleccioneConfiguración de la biblioteca.
Lea la siguiente sección para saber sobre los ejemplos de la biblioteca de documentos de SharePoint.
Recomendado:Cómo crear una lista de SharePoint
Esperamos que este artículo te ayude a saber sobreConsejos y trucos de la biblioteca de documentos de SharePoint. Si aún tiene alguna pregunta, no olvide compartirlas en la sección de comentarios y nuestro equipo las cuidará. También puede decirnos qué temas desea explorar a continuación, e intentaremos escribir un artículo dedicado al respecto. También puede guardar nuestro sitio en su marcador para referencia futura.
