Ya sea que sea una gran organización o pequeña, SharePoint es un servicio que cualquiera puede usar para que su negocio sea eficiente. Con este sitio, puede administrar y compartir información fácilmente con otros empleados sin esfuerzo. Si no tiene el conocimiento adecuado de cómo usar las diversas características de SharePoint, entonces puede ser un trabajo difícil usar el potencial completo de esta plataforma. Entonces, hemos decidido escribir un artículo para compartir algunos consejos y trucos de la lista de SharePoint con usted. ¿Estás emocionado de conocerlos? Entonces, comencemos.
Increíbles consejos y trucos de la lista de SharePoint que necesitas saber
Puedes crear muchos tipos de sitios conSharepoint, como sitios de equipo, sitios de comunicación, sitios clásicos, etc. Lo mejor es que viene con algunas versiones de Office 365. Además, puede comprarlo como un servicio independiente. Utiliza el flujo de trabajo para proporcionar herramientas de colaboración como listas, bibliotecas, bases de datos, etc. A diferencia de otras aplicaciones de Microsoft, no recibe actualizaciones frecuentes. A pesar de este hecho, SharePoint todavía tiene un aspecto moderno y también es bastante seguro. Ahora, lea más para aprender sobre los consejos y trucos de la lista en línea de SharePoint.
1. Exportar datos a Excel
Una de las características de la lista de SharePoint es la función de la representación gráfica avanzada de los datos. Entonces, si está administrando sus datos en la lista de SharePoint y necesita usar la función de representación gráfica, debe exportar los datos a Excel. Esto se debe a que la representación gráfica no está disponible en la lista de SharePoint.
2. Use la capacidad del filtro
Una de las principales atracciones de la lista de SharePoint es la opción Filtro. Con el filtrado, puede encontrar fácilmente la información que ha estado buscando en segundos. Pero esa acción puede tardar horas en encontrar sin esta opción de filtro.
3. Integrar con otras aplicaciones de Microsoft 365
Puede integrar la lista de SharePoint con otras aplicaciones de oficina, que es una característica poderosa y conveniente. Para la eficiencia, puede integrar la lista con Power Apps, Power Automate y Power BI.
4. Establecer permisos
El permiso es una característica que hace que SharePoint sea más lucrativo y una mejor solución para muchos otros software de listado. Lo mejor es que puedes personalizar los permisos. Si algunos empleados no necesitan usar la opción Editar, puede proporcionarles solo los permisos necesarios. No solo es conveniente, sino que disminuye el riesgo de obtener información importante eliminada por un empleado novato.
5. La simplicidad es clave
El siguiente en los trucos de la lista de SharePoint es su simplicidad. Sigue siendo una herramienta poderosa. Sin embargo, muchos pueden usarlo de manera compleja si no saben cómo usar cada herramienta correctamente y complicar las cosas. Por lo tanto, le sugeriremos que no haga eso y haga listas con respecto al minimalismo.
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Limitaciones de la lista de SharePoint
Después de aprender los consejos de la lista de SharePoint, háganos saber sobre sus limitaciones. Existen ciertas limitaciones de la lista de SharePoint que debe tener en cuenta. Se mencionan a continuación:
- 30,000,000es el número máximo de elementos que puede agregar a una lista de SharePoint. Sin embargo, podría decir que es más que suficiente si es una organización pequeña.
- 250MB es el límite de tamaño máximo de una lista. Esto puede ser limitante si desea agregar archivos adjuntos y no solo llenar la lista con palabras.
- Es posible que quierasesconder algunas columnasde algunos usuarios. Pero desafortunadamente, esno es posiblePara hacer esto en la lista de SharePoint, que puede ser un gran inconveniente para algunos usuarios.
- Si quieresOcultar algunas vistas de la lista para ciertos usuarios, entonces también esimposiblepara hacer eso.
- Si miles de documentos o elementos están en una lista, algunos usuarios pueden obtener unerror umbralAl buscar en la lista un elemento específico.
- En las listas, están disponibles los nombres de opciones genéricas como el elemento nuevo, el elemento de edición, el check-in y el check-out. Pero tuNo se puede personalizar el menúsegún el requisito.
SharePoint enumera ejemplos
Ahora le damos algunos ejemplos de lista de SharePoint para ampliar su comprensión de este asunto.
1. Lista de ejemplo del curso
En la lista de ejemplo del curso, podemos almacenar varios datos sobre cursos. Ingrese detalles como el nombre del curso, el nombre del instructor, la descripción, la tarifa del curso y el tipo de curso.
2. Lista de vacaciones
En este tipo de lista, puede realizar un seguimiento de los detalles sobre las vacaciones de los empleados. Ingrese detalles como el nombre del empleado, el motivo de la partida, la fecha de la licencia, el período total, aprobado o no, etc.
3. Gestión de proyectos
Si está ejecutando una empresa, tendrá un proyecto. Además, para administrar ese proyecto de manera eficiente, puede usar una lista en SharePoint. Los detalles que se pueden colocar en una lista de gestión de proyectos son el nombre del proyecto, la fecha de inicio, la fecha de finalización, la asignada al presupuesto y la duración.
4. Lista de reclutamiento/rastreador
Si eres un recursos humanos, entonces esta lista ayudará mucho. Con un rastreador de reclutamiento, puede rastrear perfiles de candidatos, fechas de entrevista, estados de aplicación, etc. Algunos detalles que puede agregar son el nombre, el puesto, la fecha de la aplicación, la fecha de la entrevista, el nombre del reclutador, la dirección de correo electrónico del candidato, la experiencia y las habilidades.
5. Lista de encuestas de empleados
Para administrar una empresa exitosa, necesita buenos empleados. Sabemos que es difícil conseguir buenos empleados. Sin embargo, ¿sabes qué es más difícil? ¡Para retenerlos! Si desea administrar una empresa exitosa y desea retener ese éxito, es necesario escuchar las sugerencias y quejas de los empleados. Para hacer eso, puede mantener una lista de encuestas. Puede incluir los detalles en esa lista: nombre, fecha, salario, beneficios para la salud, cultura laboral, comentarios de desempeño, oportunidad de trabajo, etc.
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Listas de SharePoint vs Bibliotecas de SharePoint
Después de obtener la información necesaria sobre SharePoint, conozcamos algunas diferencias entre las listas de SharePoint y las bibliotecas.
| Lista de SharePoint | Biblioteca de SharePoint |
| Una lista es una opción que le ayuda a almacenar y organizar información. | Una biblioteca, también conocida como biblioteca de documentos, puede almacenar documentos y archivos. |
| No puede usar las funciones de check-in y check-out. | Puedes usar esta función. |
| Cuando compartimos documentos en la lista de SharePoint, no están rastreados. Cuando busca, no se mostrarán en el resultado. | Cuando agrega documentos a la biblioteca de documentos de SharePoint, están rastreados. Por lo tanto, puede buscarlos a través de la barra de búsqueda. |
| No podemos establecer documentos como plantillas en la versión moderna de SharePoint List. | Para las bibliotecas de documentos, es posible establecer documentos como plantillas. |
| No es posible agregar versiones menores. Solo se permite la versión principal. | Están disponibles versiones mayores y menores. |
¿Es la lista de SharePoint mejor que Microsoft Excel?
La respuesta depende del uso. Si desea una experiencia de software simple con flexibilidad, puede usar una lista, que es una mejor opción. Excel es la mejor opción si desea algunas funciones potentes como gráficos. Mientras hablamos de SharePoint aquí, sepamos algunas cosas que lo hacen mejor que Excel.
- Esfácil a usar, y no tiene que pasar meses aprendiendo las características de la lista de SharePoint.
- Puede fácilmenteintegrarcon otras aplicaciones de Microsoft 365, lo que lo hace másflexibleque una hoja de cálculo.
- Al igual que las compras en Amazon, puede encontrar fácilmente la información correcta utilizando elCapacidades de filtro avanzadoen la lista.
- En Excel, los usuarios pueden descargar un archivo en particular, ingresar datos y luego enviarlo por correo electrónico a su jefe. Este método no solo es laborioso, sino que también puede causar errores. En la lista, sin embargo, los usuarios puedenhacer cambios en los datos, y solo habrá una versión. No hay copias ni dolor de cabeza para administrar múltiples archivos.
- En Excel, no puede optimizar los permisos para cada usuario. Debe dar todo el permiso o nada, lo que puede conducir a problemas como eliminar celdas importantes, formatear problemas, etc. Sin embargo, puedeSeleccione los permisosDesea dar a un empleado en las listas.
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