Si su negocio necesita una herramienta excelente, considere usar SharePoint. Permite una fácil creación de sitios y una gestión y almacenamiento eficientes de información. Aunque esta herramienta ofrece muchas características, puede ser abrumador para los nuevos usuarios. Para ayudarlo a aprovechar al máximo, hemos creado una guía útil a continuación con consejos y trucos de SharePoint para principiantes.
Los mejores consejos de SharePoint para principiantes
Aunque SharePoint no recibe muchas actualizaciones, todavía tiene un aspecto moderno y tiene todas las funciones necesarias para ofrecerle una buena experiencia de usuario. Lo mejor es que está disponible multiplataforma. Con la ayuda de los consejos proporcionados en la guía a continuación, puede aprovechar al máximo las numerosas características deSharepoint. ¡Entonces, siga leyendo para aprender a usarlo de manera efectiva!
1. Comprender diferentes tipos de sitios
Para aprovechar al máximo SharePoint, comience creando un sitio perfecto. Los sitios son cruciales para el sistema de SharePoint. Pase el tiempo construyéndolo cuidadosamente, conociendo su propósito de usarlo de manera efectiva.
SharePoint tiene dos tipos de sitios:Sitio de comunicación y sitio de equipo.Aunque pueden parecer similares, son diferentes en la realidad. Antes de construir su sitio, elija el tipo que se alinee mejor con sus objetivos.
2. Use la descripción cuidadosamente
Al usar SharePoint, un consejo y un truco para recordar por principiantes es que otros verán su aporte. Por lo tanto, siempre proporcione una descripción clara y concisa, especialmente al crear una biblioteca de documentos. Describir su contenido evitará confusión y frustración para los usuarios. Por ejemplo, si estás haciendo unBiblioteca de documentos financieros,especificar su contenido comoEstados fiscales, presupuestos, nómina e informes.De esta manera, todos entenderán lo que hay dentro.
3. Nombra los documentos correctamente
Elegir el nombre correcto para los documentos en SharePoint es vital. Como los espacios no están permitidos, el uso de símbolos puede dificultar la lectura. En cambio,capitalizar las primeras letras, como Duckduckgo, para un nombre más simple y más fácil de leer.
4. Pin archivos importantes
Si tiene muchos archivos en una biblioteca de documentos y necesita acceso rápido a un archivo específico diariamente, puede fijarlo como importante. Va aSiempre quédate en la cimaIncluso si agrega más archivos más tarde. El uso de la función PIN ahorra tiempo y lo hace más eficiente.
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5. Sync Bibliotecas a OneDrive
Piense en SharePoint y OneDrive como socios inseparables. SharePoint está incompleto sin OneDrive. Instale OneDrive, sincronice sus bibliotecas de documentos y acceda a todos sus archivos sin esfuerzo a través de ambas plataformas. Este es otro de los grandes consejos y trucos de SharePoint para principiantes.
6. Use el historial de versiones de archivo
Como humanos, todos cometemos errores a veces. Si cambia accidentalmente algo o un empleado edita un archivo importante por error, ¡no se preocupe! Use la función de historial de versión de archivo paratraer de vuelta los datos anteriores. Recomendamos encarecidamente usar esta función para ahorrar tiempo.
7. Dé permisos necesarios
Permitir que los empleados tengan permisos apropiados y cierta libertad creativa es esencial para el crecimiento de su organización. En SharePoint, puedes fácilmentePersonalizar permisos para cada empleado, dándoles solo lo que necesitan, a diferencia de otro software donde tienes que dar todo o ninguno.
8. Habilitar notificaciones
Una vez que otorga permisos, los empleados pueden editar el sitio, los documentos y las listas. Pero, ¿qué pasa si hacen cambios importantes? Puede ser un dolor de cabeza. Para lidiar con esto, un gran consejo para principiantes es habilitar notificaciones en SharePoint. Serás notificadoCada vez que alguien hace cambios.Sin embargo, recomendamos personalizar las notificaciones para evitar ser bombardeadas con alertas cada vez que alguien agrega o edita algo.
Tutorial de SharePoint para principiantes
Cubremos ahora algunos puntos básicos para el tutorial de Microsoft SharePoint que será útil para los principiantes.
1. Cómo crear el sitio de SharePoint
Como dijimos, los sitios de SharePoint son los componentes básicos de esta plataforma. Entonces, primero sabremos cómo construirlos con estos pasos:
1. Haga clic en elCrear sitioopción y seleccione qué tipo de sitio desea crear, es decir,Sitio de equipo o sitio de comunicación.
2. Ingrese elNombre y descripción del sitio.
3. Ahora ingrese el nombre del propietario y seleccioneFinalizar.
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2. Cómo agregar la lista o la biblioteca de documentos
Después de saber cómo crear un sitio, ahora pensemos cómo agregar una lista o biblioteca de documentos y ayudarlo con un tutorial de SharePoint para principiantes.
1. Seleccione el sitio al que desea agregar la biblioteca de la lista/documento y haga clic enNuevo.
2. Seleccione lo que desea crear,Lista, biblioteca de documentos u otras opcionesde la lista.
3. Ingrese elNombre y descripción.
4. SeleccioneCrear.
3. Cómo agregar página
Las páginas son una parte bastante importante de todo su sitio de SharePoint. Entonces, ahora sepamos cómo crear una página en este tutorial de Microsoft SharePoint:
1.Elija el sitioen el que desea crear una página.
2. SeleccioneNuevoy luegoPáginade las otras opciones.
3. Seleccione una plantilla y haga clic enCrear página.
4. Seleccione un nombre y cualquier otro contenido comofotos, texto o piezas web.
5. Ahora, haga clic enPublicar.
4. Cómo usar filtros
También puede encontrar el contenido correcto con los filtros en SharePoint. Para saber más al respecto, siga estos pasos:
1. Seleccione unBiblioteca o lista.
2. Seleccione elicono de filtro.
Ahora, use el filtro de acuerdo con su necesidad.
5. Cómo agregar parte web
Por último, agregar parte web en SharePoint es otro tutorial útil para principiantes. Así es como puedes agregarlos:
1. En elPublicación o página de noticiasy haga clic en elmás icono.
2. Seleccione qué parte web desea agregar, es decir,Texto, imagen o documento.
3. Después de agregar la parte web, haga clic enPublicar noticias o publicar.
Confiamos en que nuestra guíaConsejos de SharePoint para principiantesfue útil para ti. Si tiene alguna otra pregunta, no dude en compartirlas en la sección de comentarios, y nuestro equipo estará encantado de ayudarlo. ¡Gracias por leer!
